Como organizar um evento presencial com segurança durante o Covid-19

Na última semana de julho, o executivo de eventos Ryan Choura promoveu um evento híbrido ao vivo para 90 participantes na sede de sua empresa em Torrance, Califórnia, um dos mais atingidos pela pandemia do Covid- 19.

Chamado de O Futuro dos Eventos: Uma Chamada para o Bem, o Choura Events teve duração de duas horas ao ar livre e apresentou três painéis com os principais profissionais de eventos daquela região. Os palestrantes discutiram o status atual da indústria de eventos , maneiras de lidar com questões de desigualdades, estratégias e previsões para o futuro do segmento e muito mais. “Queríamos apenas dizer ao mundo que você pode fazer isso. Que você pode reunir, você pode descobrir isso”, explicou Choura.

Para manter a frequência baixa e acomodar as pessoas que não se sentiam confortáveis ​​em participar pessoalmente, todas as discussões do painel foram transmitidas ao vivo no YouTube.

Talvez sem surpresa, o evento atraiu seu ceticismo de antemão, e até motivou a visita de pessoas de Torrance. “Eu os guiei por toda a experiência e eles aceitaram bem”, observou Choura. Segundo ele, a cidade estava bem e todos os participantes fizeram um teste gratuito de drive-through do Covid-19. Isso foi possível porque Choura é presidente da We Are Lifeline Health , que administra um dos maiores centros de exames de Covid-19 do EUA.

Todos os participantes e fornecedores realizaram um teste rápido de Covid-19 e tiveram que apresentar resultados negativos antes de entrar na área do evento.

Choura esclareceu que o teste de temperatura de fato não é suficiente, por isso, todos os participantes foram instruídos a aguardar em seus carros até receberem uma mensagem de texto confirmando que eram negativos. Eles tinham que mostrar esses resultados antes de entrar no espaço reservado do evento. Todos os participantes também foram obrigados a usar máscaras e manter a distância padrão durante todo o tempo do evento. Alimentos e bebidas foram servidos pré-embalados e telas sutis de plexiglass separavam os palestrantes no palco.

Os palestrantes só tiveram permissão para remover suas máscaras depois de subirem ao palco, onde foram separados por painéis de acrílico. Todos os microfones e outras superfícies foram completamente higienizados a cada pausa dos três painéis.

Ele informou que o cumprimento dos protocolos foi rígido. “Todos tiveram que seguir o que foi determinado. “Tínhamos determinado que se o teste resultasse em positivo, a pessoa não poderia participar, mesmo sendo fornecedores, patrocinadores ou qualquer parceiro importante”, comentou Choura. No entanto, ele ressaltou que no dia do evento nenhum participante apresentou com teste positivo, o que ele atribui à criteriosa triagem e às regras comunicadas durante o pré-evento. 

Para agregar que não poderia comparecer ou não desejaria comparecer, a equipe transmitiu e compartilhou o evento ao vivo no YouTube

A palestrante Cara Kleinhaut, fundadora e CEO da AGENC Experiential & Digital Marketing , ficou feliz em participar do encontro. “Todas as melhores práticas foram cumpridas. Me senti mais segura do que em um supermercado ”, diz Kleinhaut, que observou, ainda, que o evento não foi de forma alguma uma festa. “Reuniu um grupo de profissionais que busca ativamente soluções para fazer com que milhares de pessoas em nossa indústria dizimada voltassem ao trabalho, de forma responsável. E se não mostrarmos como fazer isso corretamente, quem o fará? ”

Além Kleinhaut, palestrantes da noite foram All Access ‘Dave Agar s, Onze Evento ‘Tony Schubert s, JJLA ‘Jeff Consoletti s, quilowatts Eventos ‘Anthony Dittmann, O Grupo Todd ‘Todd Hawkins s, Jive Live Entertainment ‘s Robert Larmore , WP Miller Special Events ‘William Miller, Hatch.im ’s Carter Reese, Sterling Engagements ‘ Alexandra Rembac, BeCore ’s Kelly Vaught e ZOe Productions ‘Jessica Whitney. Os palestrantes e outros profissionais envolvidos no evento doaram seu tempo e serviços como voluntários.

Choura espera que esse evento possa fornecer um roteiro para orientar o retorno da indústria de eventos presenciais híbridos. Ele informou que planeja continuar organizando esses tipos de encontros para ajudar a liderar o caminho. “O que mais ouvi sobre nosso evento é que as pessoas se sentiram seguras e que é preciso recomeçar de alguma forma”, disse o executivo.

Copyright: CLAIRE HOFFMAN, 11/08/2020, https://www.bizbash.com/production-strategy/event-production-fabrication/article/21142596/how-to-host-a-live-event-safely-during-covid19

Fotos: Cortesia da Choura Events

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