Solução virtual “salvadora” para eventos, mas nem tanto do mundo corporativo

Evento virtual está em alta há algum tempo, mas, na quarentena, que restringiu as modalidades presenciais com aglomeração de pessoas, tanto nos ambientes corporativos como nos sociais e culturais, atingiu seu auge de implementação em todo o mundo, popularizando-se como uma solução “salvadora”. No entanto, uma pesquisa feita pela EventManager revelou que que não é bem assim.

A EventManager entrevistou cerca de 90 fornecedores  de plataformas virtuais e 1.000 organizadores de eventos, em diversas regiões da América do Norte, Europa e Asia ​​sobre os a migração de atividades presenciais para o formato virtual, devido às restrições da pandemia da Covid19.

A pesquisa mostrou que 40% dos participantes responderam “não” quando perguntados se haviam usado pelo menos uma plataforma virtual. Dos 60% que responderam “sim”, apenas 7% utilizaram com sucesso; 19% usaram e obtiveram lucro; 39% usaram, mas, não obtiveram lucro; 27% informaram que não usaram nenhuma; 8% usaram, mas tiveram falhas.

Parte desses resultados abaixo da expectativa pode ser a curva de aprendizado acentuada, tanto dos organizadores de eventos quanto das empresas de tecnologia que os atendem. Muitos organizadores utilizaram plataformas existentes como modelo para seus eventos virtuais, no entanto, consideraram que a maioria é projetada para complementar e não substituir a experiência de evento presencial.

Diante disso, os organizadores de eventos e desenvolvedores de aplicativos se confrontaram com uma questão importante: como agregar valor à experiência presencial por meio de uma interface digital? 

Quase 50% dos entrevistados indicaram que a “incapacidade de combinar o envolvimento presencial ao vivo” é uma das suas principais fontes de frustração com a tecnologia de eventos virtuais.

Mas, porque a versão virtual não foi uma experiência de sucesso para todos? A seguir, alguns fatores analisados pela pesquisa.

Mercado

A pesquisa mostrou que, de certa forma, tudo se resume a fatores de mercado. No geral, feiras e conferências representam, em todo o mundo, cerca de 20% dos eventos de negócios. De acordo com os entrevistados, há ainda pouca oferta de ferramentas com recursos que atendam especificamente esses tipos de eventos com forte apelo presencial. As feiras, por exemplo, dependem muito das interações ““face to face”. Seu sucesso implica promover encontros para captação de novos leads e reuniões personalizadas e rodadas de negócios, experiências que não são fáceis de replicar por meio de uma plataforma virtual. Como feiras representam alto percentual do segmento e com a tecnologia emergente, que aparentemente está concentrada em outros tipos de eventos, não é surpresa que 27% dos entrevistados nem sequer tentaram a transição para uma experiência virtual.

Resistência ao novo

A pesquisa apontou também que parte do setor de eventos resiste a acompanhar as tendências tecnológicas, mesmo quando em situações criticas de poucas outras opções. Especialmente, os organizadores veteranos que não usavam qualquer tecnologia de eventos virtuais anterior à pandemia. Um contingente que pode continuar a relutar em “dar um salto” para o virtual, caso não precise.

Além do investimento financeiro, a tecnologia virtual implica também dedicar tempo e esforço para pesquisar opções adequadas e aprender novas habilidades. Mais de 20% dos participantes da pesquisa mencionaram a falta de conhecimento técnico como o maior desafio de migrar para o virtual. Cerca de 60% se consideram pouco familiarizados ​​com a nova tecnologia de eventos virtuais.

Neste cenário, indicou que os maiores desafios envolvem capturar o valor prático de encontros “face to face”, antecipar ROI em longo prazo e desenvolver familiaridade suficiente com a tecnologia virtual.

ROI

Cerca de um quarto dos entrevistados afirmou que há “incerteza sobre os benefícios em longo prazo”. O que revelou desincentivo desse público na busca de tecnologias para eventos virtuais. Acredita-se que a questão dos custos iniciais em relação aos benefícios em longo prazo e ao ROI dependerá em parte de uma economia de escala. A questão que surgiu é: “quanto tempo essa crise [pandemia Covid] vai durar e se vale a pena investir em um método de evento totalmente novo de entrega, quando ainda há tantas incertezas?”.

As grandes organizações que podem redefinir uma única plataforma virtual para vários eventos estarão mais inclinadas a investir do que as de pequena escala que gerenciam, por exemplo, apenas um evento por ano. Para essas, pode parecer menos arriscado adiar seus eventos na expectativa de que as reuniões presencialmente sejam retomadas em curto ou médio prazo.

Para os analistas da pesquisa, não há margens para “sinos e assobios”. Os recursos técnicos precisam ser entregues em um nível pragmático. O passo seguinte dos organizadores depende em grande parte do sucesso do primeiro, porque pode definir preços de ingressos com base nos valores que esperam oferecer aos participantes.

A pesquisa revelou ainda que, por fim, todos esses problemas se resumem a uma desconexão entre os recursos disponíveis das tecnologias e as necessidades dos organizadores de eventos. Indicou especialmente que os fornecedores de tecnologia virtual precisam oferecer soluções inovadoras para as necessidades de mais engajamento e envolvimento dos participantes. Caso contrário, simplesmente não parece valer o tempo ou o dinheiro dos organizadores de eventos, apontando que a crise [pandemia Covid19] tornou as soluções práticas de eventos muito mais valiosas para os desenvolvedores de soluções virtuais. 

Demanda

A pesquisa indicou que os organizadores de eventos têm expectativas de recursos de engajamento mais envolventes, para melhorar a experiência pessoal dos envolvidos no ambiente virtual, assim como se dá nos eventos presenciais, como os recursos de pesquisas ao vivo e perguntas e respostas. Os entrevistados apontaram que a atividade remota também deve oferecer recursos de engajamento mais avançados para compensar a falta de interação “face to face”.

Recursos de network

Para os analistas da pesquisa, parte do que torna os eventos presenciais insubstituíveis é simplesmente a experiência dos participantes estarem perto de outras pessoas. Embora isso possa ser difícil de traduzir em um ambiente virtual, os recursos avançados de engajamentos de redes de network podem percorrer um longo caminho nessa direção. 

A pesquisa constatou que apenas cerca da metade dos fornecedores de tecnologia fornecia uma interface amigável de agendamento de reuniões individuais e salas de conversas privadas.

Além disso, 36% dos fornecedores apontados na pesquisa não fornecem qualquer tipo de serviço de pareamento – uma área em que a IA pode ser aproveitada para se otimizar o potencial de interação remota entre os participantes. Esse tipo de curadoria, segundo os analistas da pesquisa, seria valioso sob quaisquer circunstâncias, mas é especialmente útil quando a dinâmica interpessoal dos encontros “face to face” é removida. 

Interação comercial e coleta de dados

A pesquisa apontou que um benefício subutilizado pelas plataformas de eventos virtuais é o potencial de automatizar a geração de leads e coleta de dados, particularmente nos contextos de feiras e exposições. Segundo os entrevistados, as plataformas virtuais devem oferecer a oportunidade não apenas para demonstrações ao vivo dos produtos, por exemplo, mas também para gerar leads e dados de todos os participantes logados no ambiente virtual. 

De acordo com a pesquisa, pouco mais da metade dos desenvolvedores de plataformas para eventos virtuais pesquisados ​​ofereceu recursos de dados de geração de leads a partir das interações dos participantes com os estandes (55%) e menos da metade (48%) oferece geração de leads a partir de demonstrações ao vivo.

Além disso, apontou que os expositores devem receber informações sobre quanto tempo cada visitante passa em diferentes seções do estande virtual. Quanto mais os expositores entendem seus clientes em potencial, mais próximos eles estão de fechar um negócio.

Potencial de receita e público

Outro dado da pesquisa apontou que 62% dos entrevistados têm intenção de manter a estratégia virtual quando os eventos presenciais forem retomados. Entretanto, afirmaram que o custo da tecnologia virtual não reflete o potencial de receita de seus eventos virtuais.

Para os analistas, é um indicador preocupante, considerando que a tecnologia é, em muitos casos, a única despesa para eventos virtuais. Portanto, os fornecedores precisam fornecer recursos que ajudarão a inclinar essas escalas para os organizadores e suas partes interessadas.

Para ajudar os organizadores de eventos a justificar seus investimentos em tecnologia de eventos virtuais no curto prazo, os desenvolvedores de plataformas precisam melhorar, especialmente, recursos de opções de patrocínio e monetização e ferramentas de indicadores para acompanhar o envolvimento dos patrocinadores e comprovar o retorno dos investimentos. Isso, inevitavelmente, segundo os analistas, é uma expectativa básica e relevante.

Em resumo, há uma expectativa geral de que os desenvolvedores de plataformas para eventos virtuais ofereçam formas inovadoras de engajamento digital,  recursos avançados para geração de rede e  leads e estratégias para se demonstrar geradores de lucro e justificar a cobrança de preços de ingressos de atividades virtuais ao vivo.

Em resumo, a pesquisa aponta que os fornecedores precisam oferecer soluções amigáveis e eficazes que agreguem ROI significativo, tanto da perspectiva dos planejadores de eventos quanto dos participantes/expositores.


Fonte: eventmanagerblog.com

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