O que já aprendemos sobre eventos virtuais?

Após pandemia do Covid19, houve aumento meteórico no número de eventos virtuais organizados por meio de diversas plataformas de live streaming. Conferências, reuniões de trabalho home office, seminários, lançamentos de serviços e produtos, confraternização, treinamento, cursos e outros tantos eventos corporativos passaram a ser transmitidos por meio dessas tecnologias digitais, disponibilizadas por desenvolvedoras como Facebook, YouTube e Hangouts, e outras tantas com recursos específicos, como Zoom, GoToWebinar, WebinarJam, Twitch e RunTheWorld.

Mas, nem tudo de foi possível migrar de imediato de presencial para virtual, assim, boa parte dos eventos presenciais ou atividades híbridas teve sua agenda adiada, na expectativa do fim do isolamento social com a oferta de vacina ou definição de protocolos de segurança e saúde pública em aglomeração de pessoas.

Diante daqueles eventos possíveis de se migrar do presencial para o virtual, os organizadores foram “forçados” a descobrir e experimentar as possibilidades das plataformas disponíveis e, em muitos casos, como arrecadar receitas.

Do outro lado da crise, “explodiram” oportunidades para a indústria de live streaming que reagiu em curtíssimo prazo investindo no desenvolvimento de inovações. A maioria das plataformas passou a oferecer novos recursos para apresentações de conteúdos e engajamentos de participantes, seja para transmissões por meio de acesso gratuito ou pago.

Confira a seguir algumas considerações de especialistas do mercado de eventos sobre oportunidades, perspectivas e soluções para o novo tempo.

Repensando o conceito de “evento virtual”

De uma hora para outra, organizadores se viram diante do desafio de descobrir maneiras de dar continuidade aos seus eventos, desde pequenas reuniões até grandes conferências. Diante do desafio de planejar a mudança de presencial para virtual, se deram conta de que era preciso rever o conceito de evento de conteúdos e redes de oportunidades. Surgiram, então, muitas indagações. Se é possível migrar de presencial para virtual, então, porque organizar um determinado evento apenas uma vez por ano? Por que não criar eventos recorrentes que criarão relacionamentos de longo prazo entre participantes e garantir receita de patrocínio não por evento, mas anualmente?

Outras questões também entraram em debate. Muitos acreditam que agenda de programação de um evento podem se adaptar ao formato virtual. Então, questionam por que oferecer várias ao mesmo tempo, se quase sempre se traduzem em números baixos de participantes por sessão? Alguns passaram a defender que tal agenda pode fazer sentido em algum momento, mas a tendência é apresentar sessões em momentos diferentes. 

Pesquisas do segmento já mostram que evento virtual de três horas de duração é uma média ideal para manter engajamento. Mas não é uma regra rígida. O desafio é por que um evento de cinco horas pode manter a audiência elevada e outro de uma hora ter uma plateia entediada?

Encontrando o modelo de negócio

No início, grande parte dos organizadores de eventos fez uso de ferramentas gratuitas. Isso porque a indústria manteve ofertas gratuitas, dando oportunidade de os usuários experimentarem e conhecerem melhor seus produtos. Isso se deu também porque muitos desenvolvedores não tinham certeza sobre o quanto cobrar dos usuários, especialmente, dos organizadores de eventos corporativos. 

Diante da nova demanda, os organizadores, por sua vez, também começaram a repensar suas planilhas, no entanto, surgiram dúvidas sobre o modelo de negócios. Muitos se perguntam por quais atrações as pessoas pagariam pelos eventos virtuais “no novo tempo”? No caso de eventos presenciais, muitos consideram que os participantes ficam felizes em pagar especialmente para estar também próximo de certas personalidades, por exemplo. Mas, no ambiente virtual, por que eles pagariam para assistir tais personalidades na tela se há possibilidade de ouvir e vê-las gratuitamente no YouTube e em outras redes sociais? Além de conteúdos exclusivos, os organizadores precisam agregar atrativos para provocar experiências exclusivas e personalizadas, para ampliar ainda mais a integração entre personalidades e participantes?

O desafio é pensar ativamente ideias criativas de engajamento explorando os recursos das plataformas, buscando inspiração em eventos presenciais ou atividades simulares. Alguns organizadores já estão descobrindo que os participantes de eventos virtuais valorizam as conexões que fazem ainda mais do que conteúdos das apresentações. Atentos a isso, algumas plataformas já oferecem recursos que permitem organizar happy hour, salas vips, salas para network e outras ideias para encontros privados ou em grupos.

Desenvolvedores da indústria dessas tecnologias sinalizam algumas constatações de seus desenvolvedores. Suas pesquisas indicam que parte do valor pago pelo conteúdo de um evento presencial é semelhante à expectativa de o participante conhecer pessoas relevantes para seu objetivo. Alertam que não adianta disponibilizar recursos aos usuários sem dinâmicas para engajamento, e que sem contexto e propósitos estabelecidos tais recursos não serão utilizados com bons resultados. As interações individuais ou de pequenos grupos, segundo eles, podem ser usadas de várias maneiras. Entre seções, por exemplo, os organizadores podem selecionar conteúdos para conversas durante os intervalos e combinar exposições com clientes em potencial. 

As oportunidades de eventos virtuais estão levando os organizadores a repensar também seus modelos de receita, Especialistas, sinalizam que uma tendência emergente é que os organizadores ofereçam eventos gratuitos que gerem receitas a partir da captação das oportunidades. Alguns arriscam afirmar que se os participantes se interessam em passar um tempo conectado e interagindo e trocando ideias com outros, isso, por si só, já é um ativo extremamente valioso. O desafio dos organizadores é captar essas oportunidades e transformá-las em receitas. 

Retendo a atenção dos participantes

A demanda “do novo normal” para eventos gerou forte competição da indústria para oferecer soluções para os usuários. Em pouco tempo, ofertaram interfaces amigáveis e intuitivas que facilitam o uso, tanto de organizadores como de mediadores e participantes. E há opções variadas de componentes interativos para estimular e reter o envolvimento dos participantes..

Incorporando rituais e conexões

Como incorporar rituais tradicionais de eventos presenciais em virtuais? Caberia oferecer recepção, credencial ou outras formas criativas de credenciamento? Como proporcionar experiências de conexão?

Algumas plataformas apostam em tendências e já desenvolvem aplicações para que os participantes se conectem de maneira criativa, tipo “um aperto de mão”. Sugerem que organizadores, estimulem os participantes a criar, por exemplo, um vídeo de si mesmos ​​no credenciamento. 

Algumas plataformas oferecem recursos que podem ser explorados pelos participantes para gravem vídeos criativos. São templates de cenários, figurinos, personagens e uma gama de outros temas para tornar apresentações mais personalizadas e descontraídas. Há recursos também para formatar cenários temáticos dos eventos para uso de selfies individuais e de grupos de participantes, algo valioso nos eventos presenciais já que a maioria compartilha nas suas redes sociais ampliando, assim, a visibilidade dos eventos.

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