Qual o melhor lugar para realizar uma reunião de negócios?

As reuniões são os melhores recursos para planejar e organizar o trabalho das empresas. Elas são responsáveis por fazer com que sejam compartilhadas informações a respeito de processos, planos de trabalho, metas, objetivos, prospecção de clientes, apresentação de produtos, alinhamento de tarefas e tantos outras atividades.

Tão importante quanto uma boa reunião é o local onde ela é realizada. E a escolha do local ideal deve partir, dentre outras coisas, da natureza da reunião e dos objetivos que devem ser atingidos. É necessário que o ambiente esteja de acordo com as necessidades da ocasião e ofereça as condições adequadas  em termos de infraestrutura. 

Confira a seguir os espaços e qual combina perfeitamente com cada temática de reunião com clientes, parceiros, fornecedores ou colaboradores.

Para cada reunião, um espaço específico

Cada tipo de evento requer uma forma distinta de comportamento que pode ser mais ou menos formal. A ideia é promover momentos de interação que sejam produtivos e absorvidos da melhor maneira.

Geralmente, as grandes cidades oferecem espaços que podem ser escolhidos para cada ocasião. Isso vai depender da quantidade de participantes, da duração da reunião dentre outros quesitos que apresentaremos a seguir.

Coffee office

hyatt sao paulo3Não é incomum adentrarmos em padarias ou cafés e avistar pessoas conversando sobre negócios. Esses espaços são ideais para reuniões rápidas voltadas para pequenos grupos. O coffee office pode ser utilizado para a realização das seguintes reuniões:

Informativa: Neste modelo, geralmente, as decisões já foram tomadas pelo gestor. Nesse caso, o objetivo do encontro é apenas informar aos participantes quais foram essas decisões. Isso não requer grandes estruturas ou suporte tecnológico.

Acompanhamento: Tem como principal objetivo acompanhar a execução de determinada tarefa que já está em andamento. Ela serve para que o gestor esteja ciente da performance de determinado colaborador e orientar quando for necessário.

Coworking

hyatt sao paulo4.jpgOs espaços de coworking podem ser alugados por um curto período. Geralmente, eles são procurados por profissionais que trabalham de forma remota e precisam de encontros pontuais para definição de algumas estratégias. Nesse contexto, as reuniões que mais se adéquam a eles são:

Definição de diretrizes: Esse tipo de reunião tem como principal objetivo buscar soluções para determinados problemas que surgem ao longo das atividades. Nesses encontros, são debatidas novas diretrizes organizacionais dentre outros assuntos.

Tomada de decisões: A equipe expõe dados, opiniões ou problemas, de forma que gestores e colaboradores possam encontrar respostas assertivas para prevenir ou corrigir eventuais falhas. Para que a reunião seja aproveitada, é preciso realizar um planejamento prévio e estabelecer as principais pautas.

Reunião criativa: Ideal para quem trabalha com criação, ela pode contar com um aspecto de informalidade, levando sempre em consideração o bom aproveitamento do tempo.  Nesses encontros, os colaboradores desenvolvem um brainstorming, dando ideias que são discutidas até que se chegue à solução mais eficiente para a situação pré-estabelecida. O objetivo da reunião criativa é dar asas à imaginação.

Salões de hotel

hyatt sao paulo2.jpgNo Brasil, capitais e cidades turísticas dispõem de hotéis que oferecem infraestruturas completas para a realização de qualquer tipo de reunião. Esses espaços são ideais para reunir um número considerável de participantes.

Eles também contam com ambientes que podem ser aproveitados para distintas situações e necessidades. Nesse sentido, é preciso aproveitá-los para os seguintes momentos:

Reunião de treinamento: Diz respeito aos encontros que objetivam treinar novos colaboradores para desempenhar determinados tipos de função. Além disso, ela pode ser aproveitada para instruir acerca de um novo produto ou serviço lançado pela empresa.

Apresentação de novos membros: Os hotéis são ideais para empresas que lançaram um novo departamento e desejam apresentá-lo a todos os colaboradores. Esse tipo de encontro favorece a comunicação interna e promove maior entrosamento entre todos os profissionais.

Desenvolvimento de projetos: Normalmente, esse tipo de reunião pode durar mais de um dia. Por isso, é preciso contar com um espaço que oferece condições necessárias de conforto e comodidade para sua realização. As reuniões de desenvolvimento de projetos são realizadas para promover a discussão dos pontos essenciais que demandam a participação de um número considerável de colaboradores.

WorkshopsOs hotéis são responsáveis por oferecer todas as condições para a realização de workshops. Os diferentes ambientes permitem a divisão de grupos temáticos que aproveitarão as orientações do intermediador com mais eficácia.

Palestras: São realizadas com a presença de um convidado que domina determinado assunto e fala para um número variado de pessoas. A vantagem de usar hotéis para a realização de palestras está nas opções de hospedagem, gastronomia, coquetéis, facilidade de acesso e conforto.

Festas corporativas: Nem só de formalidade é que são feitas as reuniões. Elas também podem ser usadas para a realização de happy hours, comemorações de alcance de metas, celebrações de fim de ano, aniversários, lançamentos de produtos entre outros eventos.

Nos hotéis, esses eventos mais festivos podem ser realizados em espaços não convencionais, como áreas de lazer, restaurantes e jardins.  Os encontros mais descontraídos favorecem bastante na produtividade da equipe e promove a sensação de pertencimento.

Como escolher o melhor hotel para a realização de sua reunião

O melhor hotel para o desenvolvimento de uma reunião corporativa deve estar em uma localização estratégica na cidade. Nesse sentido, os convidados poderão se locomover sem maiores problemas a partir dos principais pontos da cidade.

Outro diferencial é a presença de estacionamento no local. Procurar por uma vaga na rua ou em estacionamentos externos pode atrasar o encontro, além de causar preocupação por falta de segurança nos arredores. Além disso, é necessário que o espaço ofereça opções de hospedagem, áreas de lazer, spa, serviço de catering e restaurantes para diferentes tipos de paladar.

Dentre as boas ofertas de hospitalidade no Brasil, destaca-se a rede Hyatt. Em São Paulo, o Grand Hyatt, o hotel na Berrini , é um dos que cativa cada vez mais gestores de eventos por oferecer uma variedade de espaços que aliam sofisticação e serviços especializados e infraestrutura de qualidade para o universo corporativo.

Mas não faltam também excelentes ofertas em outras redes de hospitalidade. A maioria agrega aos serviços de hospitalidade uma variedade de conveniências e espaços com infraestrutura tecnológica moderna. Em geral, têm parcerias com empresas de locação de equipamentos que provêm as melhores marcas e modelos up to date de equipamentos audiovisuais e de informática e tradução simultânea para atender de pequenas a grandes reuniões de negócios.


Artigo de seomarketing.com.br
Fotos: https://www.hyatt.com/en-US/hotel/brazil/grand-hyatt-sao-paulo/saogh/photos-reviews

 

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s