5 aplicativos  para facilitar a gestão de eventos

A dinâmica dessas ferramentas faz com que cada detalhe seja levado em consideração para que seu evento seja grandioso.

No mundo contemporâneo, vivemos tão cheios de atividades e compromissos que só são possíveis de serem cumpridos com a ajuda da tecnologia. O surgimento de aplicativos tem transformado e facilitado a maneira como lidamos com nossas tarefas.

Desde atividades simples do dia a dia, como lembretes para beber água, até organização de agenda para reuniões e viagens, tudo cabe nos smartphones que já podem ser considerados parte de nós mesmos.

Com isso, todos podem se beneficiar e ter acesso a aplicativos que estão relacionados com cada necessidade. Um campo em que eles estão fazendo cada vez mais sucesso é o de planejamento de eventos.

Compartilhamos a seguir dicas sobre cinco aplicativos para ajudar você a otimizar e organizar seu evento de forma eficaz e tranquila, deixando tudo sempre em ordem. Confira!

Ferramentas completas

Apesar de muitas pessoas ainda utilizarem a boa e velha agenda de papel, ninguém pode negar que os celulares ajudam bastante na organização. Eles têm a capacidade de incorporar tantos aplicativos que seria impossível otimizar tudo por meio de anotações à mão.

Mais do que um recurso para comunicação entre pessoas, o smartphone é uma ferramenta de trabalho completa. A cada ano, a quantidade de downloads dessas ferramentas no Brasil aumenta em 20%.

Um levantamento da App Annie, empresa norte-americana de dados do mercado de redes móveis, revela que o consumo já é de cerca de 40 aplicativos mensalmente.

Versatilidade para organizar e promover eventos

Todas as partes da organização de eventos podem passar perfeitamente pelo mundo web. Essa praticidade faz com que a gente consiga resolver problemas simples ou complexos de forma muito mais rápida.

Imagine, por exemplo, se tivéssemos que marcar uma reunião para cada imprevisto que surgisse? Isso atrasaria todo o cronograma, além de implicar em aumento de custos.

Eventos de sucesso devem ser preparados de forma profissional. Como existem várias etapas e várias competências e habilidades para que cada uma seja cumprida, é importante conhecer os aplicativos para cada situação.

Confira esta lista de aplicativos que pode ser seu braço direito na empreitada de organizar um evento de sucesso.

1 Todoist

Esse aplicativo é ideal para ser usado para definir todos os passos do evento de modo bem simples. Disponível nas plataformas App Store ou no Google Play, ele permite a criação de projetos e subprojetos.

O Todoist possui muitas facilidades. Com ele você pode delegar tarefas a outras pessoas, criar cronogramas e data de vencimento de cada atividade, estabelecer prioridades e agrupar tarefas concluídas.

Na versão Premium, você tem acesso a gráficos que indicam progresso e aumento da produtividade.

Ao final de cada dia, é possível visualizar quantas tarefas se conseguiu cumprir. E as atividades que não foram feitas aparecem na categoria “atrasadas”. Pode-se fazer o também upload de arquivos para o Google Drive e Dropbox.

2 Evernote

Esse aplicativo é praticamente um bloco de notas online em que você cria vários cadernos separados por temas diferentes. Indicado para se gerir a demanda de documentos e anotações sobre os eventos, fazendo que eles não se percam.

Sua funcionalidade faz toda a diferença para quem precisa anotar pautas de reuniões e fazer listas de atividades como reservas de espaços e hospedagens em hotéis, compras de materiais e aluguel de tecnologias audiovisuais, por exemplo. Ele oferece também flexibilidade para se fazer anotações separadas.

O Evernote também inclui textos em lista e formatados com cores. Além disso, permite adicionar datas de lembrete aos itens anotados e incluir etiquetas para auxiliar na pesquisa.

3 Google Agenda

Popular, esse aplicativo é uma opção para otimizar o tempo de todas as etapas de planejamento e execução do seu evento. Nele, é possível que se criar tarefas diárias, semanais ou mensais que são lembradas por meio de notificações.

Você ainda pode criar um cronograma de metas a serem cumpridas antes, durante e pós-eventos.  O Google Agenda irá programar os horários para a execução das mesmas de forma automática. Outro aspecto positivo é que ele pode ser sincronizado com outros aplicativos.

4 Slack

A vantagem desse aplicativo é a agilidade e clareza da comunicação. Ele serve como um canal de troca de informações entre os membros da equipe de produção do evento.

O Slack oferece um ambiente de troca de mensagens de texto, voz, vídeos e documentos. Somente os membros autorizados podem ter acesso ao conteúdo das conversas. Além disso, é possível ver quem já visualizou determinada publicação.

É possível centralizar as conversas, o que facilita a comunicação interna. Ele permite a integração de players para outros aplicativos, como Google Drive, Dropbox YouTube ou hangouts para reuniões por videoconferência.

Para manter a vibe positiva e leve da equipe, é possível ainda enviar GIF para comemorar o cumprimento de cada etapa do cronograma.

5 Mailchimp

É reconhecido pela forma simples de uso e configuração, é uma das ferramentas mais úteis para o marketing do seu evento. Essa ferramenta permite o envio de e-mail marketing para os convidados ou participantes.

Além de te ajudar a criar mensagens eletrônicas personalizadas e compartilhá-las em redes sociais, ele oferece modelos de templates prontos para personalizar e enviar para o seu público.

Pode-se usar o Photoshop, HTML e CSS para personalizar seus templates.  O plano básico de assinatura permite o envio de até 12 mil e-mails e cadastro de até 2 mil contatos por mês.

Além desses, existem outros aplicativos para eventos disponíveis que podem ajudar você a criar um evento memorável. Com eles, perder prazos, datas e compromissos não farão mais parte da sua realidade.

Autoria texto original: www.seomarketing.com.br. Texto adaptado para publicação.

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