Comprar ou alugar tecnologias para seus eventos?

Depois de algum tempo organizando eventos corporativos, chega uma hora em que você pensa se não seria mais vantajoso investir em tecnologias audiovisuais e de informática próprias. Possuir os próprios equipamentos, especialmente, aqueles mais utilizados como laptop, tablet, projetor, tela de projeção, microfone e televisor pode gerar mais resultados. Mas será que continuar alugando não seria ainda o melhor negócio?

Como decidir? Vale avaliar as vantagens e desvantagens de cada uma, mesmo dispondo de recursos financeiros e humanos para tal investimento.

Dentre os pontos positivos da locação, considere que a opção de poder escolher as versões mais atualizadas de equipamentos a cada evento é uma vantagem competitiva. O que não ocorre quando se tem uma infraestrutura tecnológica própria, geralmente atualizada de tempos em tempos, de acordo com planejamento financeiro da empresa.

Além disso, a locação traz mais diversidade e agilidade para você configurar os seus eventos, já que permite escolher quantidades e modelos e, ainda, agregar conveniências como serviços de entrega, montagem e desmontagem e operação dos equipamentos; tudo feito por técnicos da empresa fornecedora. Já no caso de uma infraestrutura própria, você vai ter que adequar seu evento ao que já existe de tecnologias e recursos humanos e, para isso, será necessário um planejamento cuidadoso de cronogramas dos eventos previstos.

Vale considerar, ainda, que, sempre que se constrói uma relação de parceira com a empresa de locação as vantagens aumentam. Por exemplo, negociar preços e soluções sob medida e atendimentos de última hora como substituições ou solicitações de outros equipamentos.

E, ao optar pela locação, geralmente, você tem também à disposição os profissionais especializados para orientar na escolha dos equipamentos mais adequados e fazer a manutenção técnica, garantindo qualidade técnica antes e durante os eventos.

Numa relação de parceria com uma empresa de locação, você também pode trocar ideias sobre soluções tecnológicas mais adequadas para seus eventos, assim como negociar pacotes com preços e formas de pagamento especiais.

Além de tudo isso, a locação pode ser uma estratégia para ter sempre a melhor tecnologia a custos mais baixos, já que elimina capital de giro para despesas de aquisição, equipe operacional, infraestrutura de instalação, manutenção e reposição de peças, armazenagem, transporte, eliminação dos custos de aquisição, manutenção, armazenagem, reposição de equipamentos, preservação etc.

Outra vantagem da locação é a redução da carga tributária no regime do “lucro real”, por ser classificada como despesa e não investimento, permitindo o abatimento na base de cálculo do imposto de renda.

Entretanto, vale ressaltar que, ao optar pela locação, é fundamental avaliar e escolher cuidadosamente a empresa e não priorizar o menor preço para seus eventos. Aplicar critérios de escolha de fornecedores é uma boa prática de gestão de eventos.

Agora, se optar pela compra, você vai poder escolher, dentre uma gama de ofertas do mercado, exatamente os modelos, as marcas e as configurações de equipamentos que planejou. Além de ter tudo sob medida, será possível utilizá-los sem se preocupar com processos de licitações e contratos de fornecedores.

Ter o controle da agenda dos eventos e da gestão dos equipamentos para esse fim pode ser um facilitador que você desejou para o cumprimento das metas dos eventos internos. Tal controle geralmente dá agilidade à organização e garantia de disponibilidade e manutenção do que será utilizado

Diante das vantagens e desvantagens levantadas sobre cada uma, avalie as estimativas de investimentos previstos, os pontos fracos, os pontos fortes, as oportunidades e as ameaças de cada situação. Como gestor, você sabe que uma análise comparativa é a melhor ferramenta para orientar uma tomada de decisão sobre qual modalidade garantirá melhor relação custo-benefício para sua empresa e, consequentemente, para seus eventos.

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