Dicas para reduzir custos de eventos corporativos

Cada vez mais as empresas planejam eventos como estratégia de marketing para fortalecer a marca, lançar produtos, desenvolver talentos, treinar equipes, promover projetos e ideias. E a cada ano apostam na criatividade aliada a tecnologias inovadoras para conquistar mais audiência. No entanto, muitas o consideram um investimento
complexo e de alto custo. Confira algumas estratégias que podem reduzir custos e ampliar o sucesso de seu próximo.

  • Espaços próprios ou de terceiros

No geral, empresas de grande porte dispõem de auditórios próprios para realizar seus eventos. Aquelas que não têm esses espaços usam espaços de hotéis ou centros de convenções. Tanto um como outro demanda uma infraestrutura tecnológica moderna de som, projeção, iluminação, internet, computadores e outras soluções multimídias essenciais hoje para dar suporte a qualquer tipo de evento. Em ambos, a parceria com empresas de locação de equipamentos audiovisuais e de informática pode ser a melhor aposta custo-benefício para ter sempre as melhores tecnologias.

  • Comprar ou alugar equipamentos

Eis a outra questão! As empresas que têm espaços próprios precisam atualizar sua infraestrutura tecnológica continuamente e cada vez mais rápido. Um espaço com tecnologias obsoletas pode prejudicar o desempenho dos eventos e causar prejuízos para a empresa. Por isso, investir numa parceria com empresa de locação de equipamentos pode ser a melhor solução custo-benefício. A escolha certa do parceiro ajuda desde a etapa de concepção do projeto até a instalação e o suporte técnico durante os eventos.

  • Operação e manutenção de equipamentos

Não deveria, mas é muito comum, no meio de uma apresentação, o som do microfone apresentar ruídos ou a luz do projetor apagar. Um dos motivos pode ser a inabilidade do usuário para usar o equipamento e outro, a falta de manutenção. O certo é que falhas devem ser evitadas. No primeiro caso, cabe à equipe técnica explicar detalhadamente para o usuário a funcionalidade dos equipamentos em uso, assim como é de responsabilidade do usuário buscar ajuda prévia para aprender a usar os equipamentos corretamente. Na segunda situação, a área de infraestrutura técnica deve manter os equipamentos funcionando de forma eficaz, caso a empresa disponha de espaço próprio. Isso implica investir na renovação da tecnologia, reposição de peças, treinamento continuado de técnicos de manutenção e operadores. Mais uma vez, a opção pela locação de tecnologias de última geração pode ser uma solução para reduzir gastos com manutenção e treinamento e ter sempre à disposição equipamentos novos e modernos nos eventos.

  • Compatibilidade de novas e antigas tecnologias

O que deve chamar a atenção de clientes e participantes durante um evento é o que a empresa está apresentando e não problemas.  É recomendável garantir a funcionalidade de todos os equipamentos audiovisuais e de informática que serão usados durante o evento, especialmente a perfeita conectividade entre novas e antigas tecnologias. Para isso, as empresas precisam investir continuamente para estar sempre up-to-date. Afinal, estar atualizada gera ganho operacional, reduz custos, evita redundância de soluções e amplia o sucesso dos eventos. Mas nem sempre a burocracia de muitas empresas permite acompanhar o frenético ritmo dos lançamentos tecnológicos. Novamente, a solução é recorrer à parceria de empresas de locação de equipamentos audiovisuais e de informática que podem oferecer as novidades de forma mais ágil e com menor custo.

 

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