Como escolher uma empresa de locação de equipamentos para eventos?

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Alugar tecnologias para eventos é sempre um bom negócio para ter sempre equipamentos modernos. Mas, nos grandes centros econômicos, existem empresas de locação de tecnologias audiovisuais e de informática para eventos corporativos de todos os tipos, desde as “de fundo de quintal” até multinacionais. Diante da diversidade, os organizadores, promotores e gestores de eventos devem adotar critérios objetivos que os ajudem na hora de escolher o fornecedor, como melhor preço, capacidade tecnológica e cumprimento de prazos. Mas seria somente isso?

Especialistas defendem que a percepção de valor dos recursos de um fornecedor implica também aspectos subjetivos. Alguns fornecedores são mais valiosos que outros em certos contextos econômicos ou competitivos da empresa. Mudanças nesses cenários geralmente conduzem a uma alteração na percepção de valor daqueles que gerenciam os eventos. Segundo eles, ter consciência dos aspectos subjetivos da percepção de valor dá mais segurança durante a avaliação de fornecedores e ajudam na tomada de decisão mais rapidamente. E na sua empresa, quais são os critérios?

1. Capacidade tecnológica de qualidade

O sucesso de seu evento depende também da tecnologia. Contar com soluções inovadoras para se diferenciar dos seus concorrentes pode ser uma vantagem competitiva. Portanto, a empresa fornecedora deve ter equipamentos de última geração, conservados e de boa qualidade. Cada vez mais se investe em ideias multimídias e dinâmicas, baseadas projeções, teleconferências e aplicativos para divulgar os eventos e conectar os participantes.

2. Preço justo

Além da capacidade tecnológica, o melhor preço é um dos principais critérios adotados na busca de fornecedores. Mas nem sempre esse critério resume a decisão de se escolher um fornecedor. Geralmente, aplica-se este critério como determinante quando surgem variáveis de capacidade tecnológica e de atendimento de prazos, por exemplo.
O ideal é encontrar um fornecedor que faça preço justo, agregando outros critérios.

3. Cumprimento de prazo

A certeza de receber os equipamentos na data, no horário e no local do evento é sem dúvida um outro fator de decisão, já que o atraso de aporte tecnológico pode causar prejuízos e conflitos, inclusive até inviabilizar a sua realização. Dentre as opções, melhor contar com fornecedores que têm o cumprimento de prazos como um valor de seu negócio.

4. Parceria e sinergia

Ao contratar fornecedores é preciso ter clareza sobre o tipo de relação que se almeja obter com eles. Se sua empresa busca um relacionamento de longo prazo e uma sinergia de visão, esse critério pode ser um valor. A parceria pode facilitar a oferta de tecnologias de última geração, estimular a inovação, ampliar a eficácia de atendimento e promover uma politica de custos e preços mais favorável para as partes. Além disso, fortalece, ainda, o suporte técnico-operacional, com atendimento mais ágil e sob medida.

5. Tradição no mercado

Existem empresas de locação de equipamentos para eventos que funcionam irregularmente. Geralmente, oferecem preços baixos e, em pouco tempo, desaparecem do mercado. Já imaginou alugar equipamentos de uma empresa que não emite nota fiscal ou não cumpre obrigações trabalhistas? Provavelmente, você vai ter um problema de contabilidade ou vai ser atendido por uma equipe insatisfeita com o trabalho, sem qualificação e mal-humorada. Já uma empresa com boa reputação no mercado tem consciência do seu papel na cadeia produtiva de eventos: propõe preço justo e cumpre obrigações social e fiscal e agrega gestão sustentável na sua governança.

6. Profissionalismo

Não há fornecedor que prima em todas as demandas o tempo todo. Por isso, é preciso valorizar aqueles que têm como diferencial competitivo a especialidade no negócio.
Sem expertise, podem ocorrer falhas. As mais comuns são entregar quantidades erradas de cada material ou sem manutenção, oferecer equipamentos em mau estado de conservação, não fazer a montagem e operação dos equipamentos, atrasar a entrega ou simplesmente não entregá-los a tempo para o evento.

7. Localização

A preferência deve ser também pelas empresas com sede ou filial na cidade onde será o evento. Este critério pode evitar transtornos devido às variáveis de transporte de longa distância e reduzir custos de frete dos equipamentos alugados. Estar próximo do evento facilita a oferta de conveniências. Se houver necessidade de troca ou pedido de última hora de equipamentos, por exemplo, a empresa poderá atender em tempo.

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